1. Identificación

BD GUIDANCE S.A.S.(en adelante BD GUIDANCE), es una sociedad debidamente constituida, bajo los parámetros legales de Colombia, identificada con NIT 900.657.897-4, sociedad cuyo objeto social es el desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación y pruebas) y otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos, entrenamiento, capacitación empresarial y tecnológico, y otros tipos de educación.

BD GUIDANCE se encuentra ubicada en la calle 72 BIS # 6 – 44 oficina 501 Edificio APA de Bogotá y cuyo correo electrónico para todos los efectos emanados de la presente política de tratamiento de datos es manuel.saavedra@bdguidance.com y la línea de atención 3005979907.

2. Disposiciones generales

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política Colombiana, el cual consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales obrantes en bases de datos o archivos de entidades de carácter público y privado. Así como el deber de respetar los derechos y garantías de los terceros, de los cuales se tenga información personal recolectada, tratada y circulada.

Acorde a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, mediante la cual se establecieron los parámetros mínimos para el tratamiento legítimo de los datos personales de empleados, clientes y toda persona natural, teniendo en cuenta que el artículo 17 en su literal k y el 18 literal f establecen que es deber de quienes están encargados del tratamiento de los datos personales, “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

De igual manera, el artículo 25 de la misma Ley Estatutaria indica que las políticas y manuales de tratamientos de datos son de obligatorio cumplimiento, que su desconocimiento acarreará sanciones y que dichas políticas deben garantizar el tratamiento de conformidad a la Ley 1581 de 2012.

Por otro lado, es preciso resaltar que el capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

BD GUIDANCE se encuentra comprometida con la protección de la información de carácter privada y confidencial de sus clientes, empleados, contratantes, contratistas y terceros en general, que es obtenida dentro del giro ordinario de sus negocios en desarrollo de su respectivo objeto social. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos y manual interno para garantizar el cumplimiento de la ley estatutaria sobre la protección de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de estos.

3. Obligatoriedad

Esta política será de obligatorio cumplimiento para BD GUIDANCE, sus empleados, colaboradores, contratistas y terceros en función de BD GUIDANCE.

Todos los colaboradores y empleados deben observar y conocer estas políticas en desarrollo de sus funciones. En los casos en que la vinculación no sea directamente laboral con BD GUIDANCE, se incluirá una cláusula contractual para obligando al cumplimiento de las políticas.

El incumplimiento de las políticas acarreará sanciones de tipo laboral para los empleados, de responsabilidad contractual para los contratistas; sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que se causen a los titulares de los datos o a BD GUIDANCE por dicho incumplimiento o por el indebido tratamiento de los datos personales.

Para todos los efectos pertinentes, este documento hará las veces del manual interno de políticas y manual de procedimientos.

Se debe señalar que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a la empresa, el titular de los datos personales acepta que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con la presente política para el Tratamiento de los Datos Personales.

4. Marco normativo

Con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones legales y jurisprudenciales, BD GUIDANCE adopta la normatividad vigente que articula y regula las disposiciones básicas de obligatorio cumplimiento en termino de tratamiento de datos personales:

• Artículo 15 de la Constitución Política Colombiana de 1991 que pregona: “(…) Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución (…)”.

• Ley 1266 de 2008: “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.
• Decreto 1727 de 2009: “por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información”.
• Decreto 2952 de 2010: “Por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008”.
• Ley 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto 1377 de 2013: “»Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012″.
• Decreto 886 de 2014. “»Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.
• Decreto 1074 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.

5. Definiciones

Para todos los efectos pertinentes y la correcta interpretación de la presente política se entenderá conforme a lo dispuesto en Ley Estatutaria 1266 de 2008, Ley Estatutaria 1581 de 2012, por:

1. Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la presente política y la ley;

1. Fuente de información. Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos;
2. Operador de información. Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente política y la ley. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.
3. El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente política y la ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos;
4. Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos personales. Cuando en la ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados;
5. Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente política y la ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
6. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1581 de 2012;
7. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
8. Agencia de Información Comercial. Es toda empresa legalmente constituida que tenga como actividad principal la recolección, validación y procesamiento de información comercial sobre las empresas y comerciantes específicamente solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial aquella información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de obligaciones y demás información relevante para analizar la situación integral de una empresa. Para los efectos de la presente política , las agencias de información comercial son operadores de información y fuentes de información;
9. Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. Para todos los efectos de la política, se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen;
10. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
11. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
12. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
13. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
14. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
15. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
16. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
17. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
18. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
19. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
20. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
21. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

6. Principios aplicables

Para el tratamiento de datos personales, BD GUIDANCE, apoyado en la normatividad vigente y respetando las directrices mínimas que requiere el manejo de la información, garantizará la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

1. Principio de veracidad o calidad. La información que BD GUIDANCE recolecte y trate debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; se adoptaran las medidas necesarias y razonables para la actualización, rectificación o supresión de los datos, cuando sea procedente.
2. Principio de finalidad. El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la finalidad debe ser informada al titular de la información de manera clara, suficiente, previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto; no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

• Principio de circulación restringida. La administración de los datos personales estará sujeta a los límites que derivan de su naturaleza y a los demás principios en torno al tratamiento de datos personales, estos, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

BD GUIDANCE solo podrá enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

1. Al titular del dato.
2. A las personas autorizadas por el titular del dato.
3. A las demás personas legitimadas según lo indica el artículo 20 del decreto 1377 de 2013.
4. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias como responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora de los datos personales debe cumplir con las obligaciones de protección y las garantías que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

1. Principio de temporalidad de la información. La información del titular se conservará únicamente durante un periodo de tiempo razonable, el cual dependerá de la finalidad para la cual es recolectada y las exigencias legales de las autoridades de vigilancia y control o demás entidades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. El término del tratamiento se considerará por las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
   Una vez cumplida la (las) finalidad(es) se procederá a la supresión de los datos y no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.
2. Principio de interpretación integral de derechos constitucionales. Todos y cada uno de los aspectos que conforman esta política de tratamiento de datos, ley se interpretarán en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.
3. Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por parte de BD GUIDANCE, sus empleados, colaboradores, contratistas y terceros, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad. Todas las personas naturales y jurídicas, que no sean de carácter público, que intervengan en el Tratamiento de datos personales recolectados por DB GUIDANCE están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
• Principio de legalidad. El Tratamiento de Datos Personales en Colombia es una actividad reglamentada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de este Manual deben sujetarse a lo dispuesto en esta Política.

1. Principio de libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2. Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de BD GUIDANCE o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
3. Principio de acceso. Sólo se permitirá acceso a los datos personales obtenidos por BD GUIDANCE a las siguientes personas:

• Al titular del dato.
• A las personas autorizadas por el titular del dato
• A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
• A las demás personas legitimadas según lo indica el artículo 20 del decreto 1377 de 2013.

En todos los casos, antes de dar acceso a los datos se debe establecer con certeza y suficiencia la identidad de la persona que solicita conocer los datos personales.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley y a la presente política.

7. Tratamiento y finalidad del tratamiento de datos.

BD GUIDANCE solicitará los datos necesarios para la adquisición de servicios e interacción con sus clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través del registro en nuestros portales Web, entre otros, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.

La información que consta y constará en las bases de datos de BD GUIDANCE será tratada de conformidad al ordenamiento normativo vigente y a los principios en ellos implementados, con la intención de cumplir, de igual manera, con las actividades propias de su objeto social, y podrá recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir la información para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de las actividades que configuran el objeto social de la compañía, con la intención de cumplir con los convenios alcanzados con los titulares de la información.
2. Realizar el registro en las bases de datos de BG GUIDANCE de clientes, proveedores, contratistas y terceros.
3. Suministrar la información a terceros con los cuales BD GUIDANCE tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado, quienes estarán obligados a emplear dicha información para el cumplimiento del mencionado objeto; en caso tal que BD GUIDANCE sea a quien le suministren la información, esta será tratada conforme a la presente política.
4. Transferir la información recolectada a distintas áreas de BD GUIDANCE cuando ello sea necesario para ejecutar actividades tales como, pero sin limitarse a éstas: recaudo de cartera, cobros administrativos, tesorería, contabilidad, área de talento humano, entre otros.
5. Realizar invitaciones a eventos, presentar promociones u ofrecer nuevos productos y servicios.
6. Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a BD GUIDANCE.
7. Mantener constantemente las actividades correspondientes al seguimiento de las obligaciones contraídas; en razón a la relación civil, comercial y/o de servicios que exista entre BD GUIDANCE y sus clientes, proveedores o contratistas.
8. Enviar o solicitar cotizaciones sobre los servicios que ofrece BD GUIDANCE o sobre los procesos de compra y pago de estos.
9. Procesar pagos y verificar saldos pendientes.
10. Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, en virtud de la naturaleza pública de los recursos colocados en procura de hacer sostenible el sistema de BD GUIDANCE.
11. Verificar referencias comerciales y/o de experiencia de contratos comerciales, civiles o laborales suscritos y servicios prestados.
12. Gestionar solicitudes, quejas y reclamos, presentados por el titular de los datos.
13. Contactar al titular de los datos por medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución del objeto social de BD GUIDANCE.
14. Contactar al titular de los datos a través de medios electrónicos como mensajes de texto o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, promociones o demás información que se considere deba conocer.
15. Contactar al titular de los datos a través de correo electrónico para el envío de información, requisitos, avisos de privacidad, promociones, extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes y demás documentos que puedan hacer parte de la información a requerir o entregar.
16. Prestar los servicios ofrecidos por BD GUIDANCE y aceptados en el contrato suscrito.
17. Analizar mercados y realizar análisis estadísticos.
18. Realizar encuestas de satisfacción.
19. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y postcontractual de los titulares de los datos con BD GUIDANCE, cualquiera de los contratos en los que hace parte, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
20. Contactar con proveedores de bienes o servicios.

El tratamiento de los datos personales de los empleados, contratistas o proveedores de BD GUIDANCE, serán recolectados mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, ofertas de servicio, sus anexos, etc.), los cuales serán tratados con fines contractuales y laborales acorde al ordenamiento legal según el caso.

Respecto de los empleados de BD GUIDANCE, la finalidad de la recolección de los datos estará encaminada a:

• Dar cumplimiento a las leyes de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos y demás normatividad aplicable.
• Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes.
• Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.

Respecto de los contratistas y proveedores de BD GUIDANCE, la información se utilizará principalmente para adelantar los procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales pertinentes y mantener comunicación con los mismos para efectos contractuales y legales, la finalidad de la recolección de los datos estará encaminada y obedecerá a la recolección realizada directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de BD GUIDANCE, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de BD GUIDANCE y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Respecto de los accionistas de BD GUIDANCE, la finalidad de la recolección de los datos estará encaminada a cumplir los deberes legales pertinentes como llevar los libros y papeles comerciales. De igual forma, la información se utilizará para efectuar todas las actividades relacionadas con los derechos económicos y políticos administrativos de los socios o accionistas. Adicionalmente, sus datos se emplearán para mantener comunicación con los mismos.

Sin perjuicio de lo enunciado y fundamentados en lo dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia, BD GUIDANCE podrá suministrar a las autoridades competentes la información que aquellas soliciten. En todo caso, BD GUIDANCE velará por el correcto uso de los datos personales recolectados a través de cualquier medio (físico o electrónico), garantizando el cumplimiento de las exigencias legales.

Los datos de carácter sensible, de los niños, niñas y de los adolescentes se tratarán de conformidad a lo establecido en la ley 1581 de 2012, atendiendo estrictamente la autorización del titular, respetando su interés y respetando los derechos fundamentales de los que son titulares.

8. Derechos de los titulares de la información

Las personas obligadas cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos, de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la BD GUIDANCE como responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la BD GUIDANCE como responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por BD GUIDANCE como responsable del tratamiento y encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

De igual manera, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, las personas legitimadas para ejercer los derechos en materia de tratamientos de datos son:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de BD GUIDANCE.
2. Los causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

9. Deberes del responsable del tratamiento.

Cuando BD GUIDANCE obre como responsable del tratamiento de datos personales cumplirá con los siguientes deberes, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política y la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política y la ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Deberes del encargado del tratamiento.

Cuando BD GUIDANCE obre como encargado del tratamiento de datos personales cumplirá con los siguientes deberes, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política y la ley.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política y la ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política y la ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento en BD GUIDANCE, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

11. Recolección de los datos personales.

La ley 1581 de 2012 exige a BD GUIDANCE tener autorización informada para la recolección de los datos personales bajo las siguientes premisas:

Los obligados a cumplir esta política, deberán obtener la autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Para obtener la autorización se deberán seguir las siguientes instrucciones:

• En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
3. Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de BD GUIDANCE.

• En segundo lugar, obtener la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales por cualquiera de los medios establecidos por la ley, que deberán constar en cualquier medio idóneo para su posterior consulta.

La autorización podrá obtenerse por medio escrito u oral, de lo cual deberá prueba, si el titular requiere una copia de dicha autorización, esta deberá serle suministrada.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y en ningún caso el silencio del titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

• Los legitimados para otorgar autorización para el tratamiento de los datos personales son:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición BD GUIDANCE.
2. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

Autorización para el tratamiento de datos sensibles

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. La autorización debe ser explícita.
2. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información
3. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

Cabe anotar que ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).

La recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
2. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
3. El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

12. Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales.

Las personas obligadas a cumplir esta política deberán identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes con miras a:

• Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
• Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
• Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de BD GUIDANCE y de terceros.
• Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.

13. Transferencia internacional de datos personales.

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, dicha autorización es prerrequisito para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

14. Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados.

Cuando BD GUIDANCE desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

• Los alcances del tratamiento de datos personales.
• Las actividades que el encargado realizará en nombre de BD GUIDANCE.
• Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y BD GUIDANCE.
• La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del responsable observando la presente política.
• El deber del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
• La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

15. Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos.

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los canales de comunicación dispuestos por BD GUIDANCE.

Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por BD GUIDANCE, a través de los correos electrónicos info@bdguidance.com y manuel.saavedra@bdguidance.com, el teléfono 3005979907 y en la calle 72 BIS # 6 – 44 oficina 501 Edificio APA de Bogotá, de lunes a viernes en el horario de atención al público (9:00 AM a 4:30 PM), quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

Consultas

Solo las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos en materia de protección de datos, podrán presentar consultas (de manera verbal o escrita) respecto de la información que reposa en las bases de BD GUIDANCE, por medio de los canales dispuestos para el efecto. Cuando se reciban dichas consultas será necesario dejar prueba de:

• Fecha de radicación o presentación de la consulta.
• Identificación de quien consulta.

Una vez verificada la identidad del titular o la legitimidad de quien realiza la consulta, se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer

término.

Reclamos

El titular o las personas que se encuentran legitimadas para presentar reclamos, podrán mediante este, solicitar la corrección, actualización o supresión de los datos personales, además, elevar quejas por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y de la presente política.

Los reclamos (verbales o escritos) podrán presentarse directamente por medio de los canales de BD GUIDANCE y deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Identificación del titular o la persona legitimada.
• Narración precisa de los hechos que fundamentan la reclamación.
• Dirección de correo electrónico, dirección física y número de teléfono para informar estado del tramite y remitir la respuesta correspondiente.
• Documentos y todas las pruebas pertinentes que pretenda hacer valer.

Cuando el reclamo resulte incompleto BD GUIDANCE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que BD GUIDANCE no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, BD GUIDANCE se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, BD GUIDANCE informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16. Persona o área responsable de la protección de datos personales.

La Gerencia de BD GUIDANCE es la dependencia o persona encargada de la función de protección de datos la cual se puede contactar a través del correo electrónico info@bdguidance.com y manuel.saavedra@bdguidance.com y el teléfono 3005979907 de Bogotá.

17. Video vigilancia.

• BD GUIDANCE utiliza diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas.
• BD GUIDANCE informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video-vigilancia.
• La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

18. Aviso de privacidad

Cuando BD GUIDANCE no pueda poner a disposición del titular de la información las políticas de tratamiento de datos, informará por medio de del aviso de privacidad, dirigido al titular, la existencia de las políticas de tratamientos de datos y la forma de acceder a la misma, al momento de realizar la recolección de los datos personales.

El aviso de publicidad de BD GUIDANCE tendrá como mínimo la siguiente información:

1. Razón social, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos del titular
4. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
5. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

BD GUIDANCE podrá valerse de documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos, medios telefónicos, verbales o cualquier medio tecnológico, siempre y cuando cumpla con el deber de informar al titular.

19. Otros documentos que hacen parte de esta política.

Esta política será de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre tratamiento de datos personales entre los anteriores documentos y la presente.

20. Responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.

BD GUIDANCE adoptará las medidas necesarias para, de ser necesario, demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la implementación de medidas apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales relacionadas con el tratamiento de datos personales. Dichas medidas serán consistentes con las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, y los mandatos de los artículos 26 y 27 del decreto 1377 de 2013.

21. Modificaciones a las políticas de tratamiento de datos personales.

BD GUIDANCE se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente política de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

22. Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base de datos.

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establecen los decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y 1074 de 2015 razón por la cual entrarán en vigencia las modificaciones a partir del diez (10) de junio de 2021.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.

23. Datos del responsable del tratamiento.

Nombre o razón social:

BD GUIDANCE S.A.S.

NIT: 900.657.897-4

Domicilio o dirección: calle 72 BIS # 6 – 44 oficina 501 Edificio APA de Bogotá

Correo electrónico: info@bdguidance.com y manuel.saavedra@bdguidance.com

Teléfono: 3005979907